Link zum Figma-Prototypen der Problemanalyse / Informationsgrafik:

Figma: Probleme in den Workflows der UNB Freising

ABSTRACT

Das Ziel dieser Arbeit ist es, die Probleme mit der Datenlage und der Arbeitseffizienz der Unteren Naturschutzbehörde im Landratsamt Freising zu analysieren. Die intensive Recherche der Vorgänge, Probleme und Konsequenzen wird in einer interaktiven Informationsgrafik dargestellt. Das dafür entwickelte Designsystem visualisiert leicht verständlich die komplexen Workflows und ermöglicht es dem/der BetrachterIn, diese und die darin verorteten Probleme interaktiv genauer kennenzulernen. Es wird dadurch gezielt auf die zahlreichen Probleme und die Notwendigkeit einer Lösung aufmerksam gemacht. Darüber hinaus ist das Ergebnis dieser Arbeit auch außerhalb des Kontextes einer Problemanalyse auf andere Bereiche mit komplexen Vorgängen anwendbar.

DOKUMENTATIONSVIDEO

BILDERGALERIE: Finale Screens der Informationsgrafik

Startscreen

Problemsammlung

Hilfestellung

Übersichten der Workflows

Detailansichten Einzelbauvorhaben

BACHELORTHESIS ALS PDF

UPDATE vor der Präsentation am 31.01.22 – Erstellung der Präsentation und genauere Definition der Ausstellungssituation mit Exponatvideo

Folien für die Präsentation der Bachelorarbeit

Die Präsentation soll kurz auf den Kontext der UNB eingehen um dann auf meine Lösung beziehungsweise die Problemanalyse in Form einer Informationsgrafik zu präsentieren. Letztere wird live mit entsprechenden Erklärungen der einzelnen Elemente und er Interaktivität erklärt. Im Anschluss dazu wird noch einmal auf die Ausstellungssituation am Campus eingegangen.

Überarbeitete Ausstellungssituation mit Exponatvideo

Die neue Ausstellungssituation sieht vor, dass das Exponat durch ein Video eingeleitet wird, das den nötigen Kontext für BetrachterInnen liefert. Dieses soll auf einem Tablet platziert auf einer Stele links neben der eigentlichen Informationsgrafik platziert werden.

Außerdem wird statt eines Textes nur der auf die Wand geplottete Titel und ein Teaserplakat präsentiert, auf dem ein Ausschnitt der Grafik zu sehen ist. So erhält der/die BetrachterIn eine gute Vorstellung vom Exponat.

Exponateinführungsvideo

Hier ist das Video, dass für das Tabletformat angelegt wurde. Es soll dem/der BetrachterIn eine kurze Einführung zum Exponat geben. Es hat sowohl ein Voiceover als auch entsprechende Untertitel um bei Bedarf auch stumm abgespielt zum werden, falls der Sound in der Gesamtausstellung stören würde. Dieses Video wird von den NutzerInnen auf dem Tablet abgespielt.

UPDATE 24.01.22 - Neu Version von Startscreen, Mockups der verschiedenen Screengrößen, Ausstellungssituation

Neue Version des Startscreens

Ich habe um eine weitere Ebene hinzuzufügen und um die Textüberflutung im Startscreen zu reduzieren einen neuen Startscreen konzipiert, der alle Vorgänge in super einfacher Version unter den Akteuren darstellt. Die Schritte sind hier nur als Zahlen in den jeweiligen Farben des Vorgangs visualisiert und können durch hovern identifiziert werden. Jedoch habe ich mich gegen die Möglichkeit der direkten Navigation zu den jeweiligen Schritten entschieden, da mir der gedankliche Sprung als zu groß erschien und man zuvor erst die Vorgangsübersicht sehen sollte. 

Verbindungen der einzelnen Schritte wurden weggelassen, da das für zu großes Chaos gesorgt hätte.

Die Fenster die zuvor alle auf dem Startscreen zu sehen waren können nun rechts aufgeklappt werden und der jeweilige Vorgang wird in der Gesamtübersicht hervorgehoben.  (normalerweise auch noch hovereffekte auf den aufklappbaren Schaltflächen, hier aber durch Figma limitiert)

Der neue Startscreen soll nun als eine kleine Vorschau dienen, um den Umfang der Infografiken besser einschätzen zu können. Es ist dadurch auch besser aufgeräumt und durch die Hervorhebung und Alleinstellung der einzelnen Vorgangsfenster sind sie auch leichter zu lesen, da nicht zuviel text auf einmal auf einem Screen zu sehen ist.

Zusätzliches Format 1440x1080

Ich habe die drei wichtigsten Screens (Start, Vorgangsübersicht, Detailansicht) auf das neue Format angepasst, um zu demonstrieren, wie das Designsystem sich responsiv an bestimmte Formate anpasst. Es wird dabei aber nicht Stufenlos skaliert, da dies nur schwer Umsetzbar wäre. Stattdessen soll es mehrere verschiedene vorgefertigte Formate geben , die Betrachtung im Vollbildmodus vorgesehen sind.

UPDATE 12.01.22 - Finale Änderungen der Infromationsgrafik, TO-DO-Liste für die finale Phase, Planung der Dokumentation Videos

Bachelorpräsentation

In der Testpräsentation am 10.01 kam heraus, dass hier noch viel mit Bildern gearbeitet werden kann. => Fotosession mit Bildern von der Arbeitssituation, Landratsamt etc.
Hier sollte inhaltlich auch noch einmal überarbeitet werden um einerseits die Problematik richtig darzustellen und die Notwenigkeit meines Projekts.

Informationsgrafik

Für die Grafik muss noch erklärt werden wie sich das Designsystem an Veränderungen des Formats anpassen würde. (Größenänderung von Elementen oder Proportionen)

Dokumentationsvideos

Für die Abgabe der Definition sind zwei verschieden Videos geplant. 

1. Das eine Video ist ehr für die Abgabe der Bachelorarbeit dar und stellt in Kurzform die Betrachtung und Interaktion der Informationsgrafik dar. => Szenen in Büro, kurze und knappe Erklärung der Benutzung ohne ausschweifenden Kontext.

2. Das zweite Video ist eher für die Mitarbeiter und Zuständigen im Landratsamt gedacht und erklärt sowohl die Navigation als auch die Relevanz des Inhalts. Sie dient als Führung oder Anleitung für die Mitarbeiter um die Grafik am Ende auch benutzen zu können.

Ausstellungssituation

Die Ausstellung muss virtuell oder simuliert analog dargestellt werden.
Voraussichtlich eine Stele mit einem 16:9 Bildschirm. Sitzgelegenheit muss mit eingeplant werden. => Situation wie in einem Büro. Dahinter eventuell Plots die Anteasern oder mit den Problemen schocken.

UPDATE 02.01.22 – Überarbeitung der Grafik, Ergänzung des Inhalts, Usability Optimierung mit den Ergebnissen der Usertests

Inhalt des Hilfescreens:

Information zur Navigation: 

• Startscreen
• Übersicht
• Detailansicht
• Probleme

Legende/Bedeutung der Icons

Abarbeitung der Änderungen:

• Schaltflächen: Für die bessere Differenzierung der Schaltflächen von den Festen Elementen habe ich die Verbindungen zwischen den Schritten von dem Rahmen befreit wodurch diese jetzt direkt auf dem grauen Hintergrund liegen und sich damit klar von den interagierbaren Elementen unterscheiden. Bei dieser Gelegenheit wurden auch noch die Icons der Verbindungen größer gemacht um diese leichter zu erkennen.

• Icons: Die Icons für »Zeitvergehen« und »Hauspost« wurden noch einmal überarbeitet. hinzugefügt: Verbindung Download, Verbindung Telefon, mehrere verschiedene Kombinationen

• Minimap: Die Minimap wurde interaktiv gemacht und es wurde eine eindeutigere Anzeige für die aktuelle Seite eingefügt. Damit steigert sich noch einmal die Orientierung und man hat eine zusätzliche Methode um sich durch den Vorgang zu bewegen. Der Übersicht Button wurde außerdem nach links neben die Minimap geschoben.

• Übersicht – Problemicons: Da die Mitarbeiter beim Test oft mit den Icons zu den Problemen interagieren wollten habe ich diese interaktive gestaltet. Man bekommt hier nun den Namen des Problems beim hovern und kann auch hier mit einem Klick zum jeweiligen Schritt springen. Dabei doppelt sich zwar die Navigation zum Schrittfenster was sich aber durch die Usertests rechtfertigt da beides gedanklich nachvollziehbar ist.

Ergebnisse des Usertests: 

TO-DO Liste der noch zu bearbeitenden Elemente

• Überarbeitung der Icons: Brieficon ist noch leicht unklar ob digital oder analog gemeint ist.(AA) => Differenzierung zwischen analoger Haus und elektronischer Post sollte vielleicht noch eindeutiger werden (wird durch Legende in der Hilfe gelöst)
• Zusammenspiel von Workflow und Problemsammlung: Gedankliche Bezüge gehen teilweise verloren(GZ) => bessere Indikation (hovereffekt mit entsprechender Kurzbezeichnung für die Links in der Problemsammlung) (gemacht)
• bessere Differenzierung und Erkennbarkeit von Schaltflächen und festen Elementen => Inspiration aus Material design (gemacht)
• Rückkehr zur Übersicht und Navigation in den Schritten => Minimap sollte interagierbar ein und der Button »Zurück zur Übersicht« sollte links stehen. (gemacht)

TO-DO Liste für Inhaltliche Ergänzung

• Problem: Wechsel zwischen analog und digital => aktuell auch umständliche Integration von mobil-digital zu Amt-digital: größere Datenpakete/Bilder aufgrund von IT-Sicherheitsvorkehrungen können aktuell nur über EDV oder Kommsafe-Cloud auf Amtsrechner/Server geladen werden. (gemacht)
• Problemergänzung: Stellungnahme Einzelbauvorhaben Punkt 6 zu ÖFK-Eintragung (GZ) => Überflüssiger Schritt  geboren aus schlecht optimierten Zusammenspiel zwischen den Fachkräften. (gemacht)
• detaillierte Beschreibungen im Problemscreen => Ergänzung einzelner Probleme (Historie => Kein Überblick über die Daten) (gemacht, ggf. noch bearbeiten)
• Hilfescreen: Legende und ggf. auch Erklärung der Icons/ Kommunikationsarten; Navigation der Grafik simpel veranschaulicht
• Überarbeiteter Startscreen: Höhere Ebene mit eventuell Netzwerk aller Vorgänge ultra einfach dargstellt. => Zoomeffekte in die Übersichten.
• Weitere Übersichten: Wichtig: Bauleitplanung + ÖFK-Eintragung; LNPR intern extern + ÖFK-Eintragung; VNP; Optional: Kleinstmaßnahmen und Biberberatung; (gemacht: Bauleitplanung, LNPR-Antrag)

UPDATE 22.12.21 - Überarbeitung verschiedener Elemente, Problemergänzung und -sammlung, Vervollständigung des Workflows, Usertests

Fortschritte in der Grafik

Ich habe verschiedene Elemente aus meiner Grafik bearbeitet und einige Dinge ergänzt. 

• Vervollständigung und Überarbeitung des Workflows: Ich konnte die Detailansicht des Workflows Einzelbauvorhaben mit dem Einfügen der Eintragung ins ÖKoflächenkataster abschließen. Es sind nur hier und da kleinere Korrekturen vorzunehmen.

• Überarbeitung der Fortschrittsanzeige: Neues Design soll eine Art Minimal Wiederspiegeln, die bessere Orientierung ermöglichen soll

• Adition Problemsammlung: Ich habe meinem Workflow die meisten Probleme hinzugefügt und diese mit einer Sammlung verlinkt, die allgemein die Probleme anspricht und genau erklärt. Es ist möglich zwischen den Folgeproblemen/ Beispielen im Workflow und der Sammlung hin und herzu springen. Probleme sind außerdem in der Übersicht des Workflows zu sehen. 

• Ein paar Icons wurden schon von mir bearbeitet. Bis zur Fertigstellung wird hier weiter optimiert.

Usertests

Ich habe den aktuellen Stand mit den Mitarbeitern auf denen meine Personas basieren getestet und anschließend von allen Fragebögen zur Usability erhalten. Die Auswertung ergab, dass die Grafik weitgehend funktioniert. Es sind nur ein paar kleinere Dinge zu ergänzen. 

Die Fragen fokussieren sich auf Verständlichkeit, Struktur, Orientierung und Nutzerfreundlichkeit, da dies die wichtigsten Punkte sind. Ästethik wird hier eher hinten angestellt.

Die Ergebnisse dieser Befragung wird die Erstellung der Hilfe/Legende beeinflussen.

Wenn möglich wird es einen ähnlichen Test nach Abschluss des Projekts geben um zu sehen ob, Dinge für die Nutzer sich verbessert haben.

UPDATE 14.12.21 - Interaktive Informationsgrafik in Figma zu den Workflows

In meinem Projekt stand ich vor der Frage wie ich die in MIRO erarbeiteten groben Visualisierungen der Workflows von irgendeiner Art und Weise navigierbar machen kann. Es ging darum die Fülle an Informationen als Päckchen darzubieten um nicht zu viele Eindrücke auf einmal zu bekommen. Gleichzeitig sollte man dem Workflow leicht folgen können. 

Mir waren die  Möglichkeiten der Gestaltung von MIRO nicht ausreichend weshalb ich relativ schnell diese Möglichkeit ausschloss.

Figma bzw. Figjam war das nächste Tool der Wahl. Hier musste ich jedoch feststellen dass es keine Möglichkeit gibt Elemente aus Miro in Figma zu importieren. (nur als exportierte Bilddateien) Da ich also so oder so neu gestalten musste habe ich mir einen neuen interaktiven, klickbaren Ansatz in Figma gebaut der auch am Ende mein fertiger Prototyp wird:

In der neuen Struktur ist es möglich zuerst eine Übersicht über den Gestatten Ablauf zu bekommen. Durch anwählen der einzelnen Schritte wird man wiederum zu einer Detail Ansicht weitergeleitet. Durch Buttons in der Menüleiste kann man jederzeit wieder zurück zur Übersicht springen.

Die Detailansicht soll immer den aktuell ausgewählten Schritt im Mittelpunkt zeigen. Zur gleichen Zeit sind immer die Schritte davor und danach in „einfacher“ Form zu sehen die wiederum durch anwählen eine Schrittweise Navigation durch die Informationsgrafik ermöglichen. 

Zwischen den Schritten befinden sich die Verbindungsfenster die erklären sollen was auf welche Art zwischen zwei Schritten passiert (Kommunikation von Daten oder Verstreichen von Zeit). Das Medium soll hier durch ein Icon dargestellt werden.

Die Schritte selbst bieten eine kurze Erklärung was die bearbeitende Partei macht und es ist hervorgehoben welche besonderen Arbeitsschritte vonstatten gehen (Zugriff auf Laufwerk, Karteneinsicht, Ortseinsicht). Diese haben jeweils ein gestaltetes Icon zur leichteren Differenzierung.

Immer an den Schritten angeheftet sind die Probleme die genau bei diesem Schritt existieren. Probleme die Unübersichtlichkeit, übermäßige Zeitkosten. Umständliche Kommunikation oder fehlende Mobilität Thematisieren.

Icons

Für die Informationsgrafik habe ich eine Reihe von Icons gestaltet. ich habe mich aktiv gegen die Benutzung von Stock-Icons entschieden, da ich erstens sehr spezielle Icons brauchte und diese auch eine einheitliche Ästhetik haben sollten. Manche der Icons treffen den Zweck noch nicht Optimal und müssen noch einmal überarbeitet werden.

Elemente

Für die Infografiken habe ich mir einen Baukasten verschiedener Elemente erarbeitet, aus denen die Grafik aufgebaut ist. Dieser erweitert sich stets bei bedarf und wird bis zum Ende des Projekts laufend weiterentwickelt.

Animation

Um die intuitive Orientierung der Grafik für den Betrachter zu gewährleisten sind Animationen essenziell um zu vermitteln wo man sich befindet und was gerade passiert. 

Hierfür habe ich intensiv Nutzen aus der Smartanimate-Funktion von Figma gezogen. Mit dieser Funktion konnte ich sowohl die dynamische Navigation durch die Detailansicht als auch einen Zoomeffekte beim Übergang der Detailansichten und der Gesamtübersicht erzielen. Diese sollen es dem Nutzer ein optimales Erlebnis beim studieren der Grafik liefern und im die nötige Orientierung innerhalb des Vorgangs bewahren.

Das bedeutet zwar einen großen Aufwand, der aber durch die erzielte Wirkung gerechtfertigt wird. Die alternative war zu verwirrend.

TO DO:

1. Ziel ist es diesen einen Vorgang (Einzelbauvorhaben) für einen Usertest weitgehend abzuschließen. (Muss unbedingt noch dieses Jahr passieren => extremer Zeitdruck) => Inhaltliche Korrektur

2. Problemfenster abschließen => Luxus: Problemscreen auf dem Probleme allgemein zusammengefasst werden => soll auch navigierbar sein

3. Icons und Elemente müssen bis zum Usertest und auch für die Endpräsentation noch einmal überarbeitet werden

4. Erstellung Startscreen mit der Auswahl mehrerer Vorgänge. => Zumindest Übersichtscreens von ein paar andern Vorgängen

5. Erstellung Hilfescreen: In einer Hilfestellung sollen Navigation sowie genauere Bedeutung von Icons erklärt werden.

UPDATE 01.12.21 - Entgültiger Abschluss der Recherche, Fokussierung auf eine Informationsgrafik zu Workflows, Vorläufige Einleitung

Userflow / Storyflow der Informationsgrafiken

Für die neu Fokussierung meines Themas habe ich zuerst eine Art Storyflow erstellt um zu wissen welche Informationen ich aus der Problemanalyse in welcher Reihenfolge darstellen will.

Der grobe Ablauf wäre dabei von größere ins kleinere:

1. Position der UNB innerhalb des Landratsamts

2. Struktur / Aufgabenverteilung innerhalb der UNB

3. Workflow / detaillierter Ablauf der verschiedenen Vorgänge

4. aktuelle Tools der UNB & aktuelle Daten-strukturierung der UNB / LRA (Ist-Zustand)

5. Probleme der UNB & deren Folgen (Hürden im Ist-Zustand)

6. Gewünschte Veränderungen / Lösungen durch Tools

7. Folgen für Workflow und Datenstrukturierung (Wunschzustand)

8. Realisierbarkeit / Umsetzbarkeit

9. Zukunftsprognose / Kompromisse / Anwendbarkeit

Bei diesem Entwurf bin ich innerhalb der zwei Wochen schnell auf das Problem gestoßen dass ich nicht im Ansatz die Zeit habe alles im Detail zu begutachten. Zumal bei vielen der späteren Punkte nochmal sehr viel tiefere Recherche nötig wäre. Da ich die Recherche nun endgültig abschließen muss und mich auf die Visualisierung konzentrieren muss. Bin ich von diesem Plan abgekommen und fokussiere mich jetzt auf die Erstellung einer Informationsgrafik zu einem der Workflows die ich im Detail dargestellt habe. Je nach Fortschritt bei dieser Grafik kann ich noch Dinge hinzufügen oder weglassen aber an diesem Punkt meines Projekts muss ich Pragmatisch denken. Ich hatte mir zulange zuviel vorgenommen.

Visualisierung der Workflows

Für die detaillierte Darstellung der Workflows habe ich nochmals mit fast allen Mitarbeitern gesprochen um diesmal einen wirklich genauen Einblick in den Ablauf der Vorgänge zu gewinnen. Zuvor hatte ich mich auf das wesentliche beschränkt was aber für die Problemanalyse nicht ausgereicht hatte. Mit dem aktuellen Detailgrad meiner Recherche kann ich nun Wirkloch genau darstellen wo die Probleme im Workflow der UNB liegen um das in Informationsgrafiken einzuarbeiten. Der aktuelle detailgrad ist auch nötig, da meine Hauptzielgruppe im Grunde die Mitarbeiter des Landratsamtes sind, die ja genau verstehen sollen wo die Probleme liegen.

Dargestellt sind drei der wichtigsten Workflows der UNB. Da diese aber schon extrem viel Zeit beansprucht haben, sie in diese Rohform zu bringen und ich es nichtmal geschafft habe alle wichtigen darzustellen muss ich jetzt mit der Visualisierung von einem dieser Workflows beginnen und meine weiteren Pläne  weitgehend cutten.

Workflows:

• Einzelbauvorhaben + Eintragung ins ÖFK (violett und Cyan)
• Bauleitplanung + Eintragung ins ÖFK (pink und Cyan)
• LNPR-Antrag intern (grün)
• LNPR-Antrag variante extern => nicht geschafft
• Kleinstmaßnahmen => nicht Geschafft
• VNP => nicht geschafft
• Biberberatung => nicht geschafft

Der aktuelle Plan sieht vor die Probleme mit Datenstruktur, Software und Hardware in einer Darstellung eines Ausgewählten Userflows zu verorten. Diese können dann durch leichte Interaktivität aufgerufen werden.

Dies ist zwar dann keine Umfassende Problemanalyse mehr aber an diesem Punkt meiner Arbeit geht es schlichtweg nicht mehr anders, wenn ich noch zu einem Ergebnis kommen möchte.

Bei der Darstellung werden die Einzelnen zu bearbeiteten Punkte unter den Parteien dargestellt. Es wird angegeben wie dieser Punkt bearbeitet wird und wann auf tools oder Datenbänke zugegriffen wird (Finview und Laufwerk). Verbindungen zwischen den einzelnen Schritten sind für Kommunikation oder Zeitverstreichen. Hier wird auch angezeigt auf welche Weise Informationen kommuniziert werden. Zwischendrin werden bestimmte Probleme benannt und verortet => Hier kann man ansetzen um vielleicht nochmal grob die Nutzung der Datenbank oder der Tools darzustellen (optional).

Optimalerweise würde ich gerne zwei Darstellungen gegenüberstellen. Durch eine klare „Vorher-Darstellung“ mit den Problemen des aktuellen Ablaufs gegenüber einer „Nachher-Darstellung“ wo visualisiert ist wie der theoretische Workflow aussehen könnte, wenn bestimmte Maßnahmen zur Lösung gemacht werden würden. So würde man klar die generelle Notwendigkeit von Maßnahmen erkennen können.

Überarbeiteter Userflow

Im Überarbeitet userflow habe ich die meisten teile weggekürzt die aber teilweise in sehr vereinfachter Form an die Workflow Darstellung angehängt werden können. Hier habe ich momentan noch eine Nachherdarstellung eingeplant da ich diese als besonders sinnvoll erachte. => wäre auch nicht zuviel Mehrarbeit dadurch das es eine abgeänderte, wahrscheinlich vereinfachte Version des ersten ist.

Vorläufige Einleitung

UPDATE 16.11.21 – Eingrenzung/ Fokussierung des Themas, State of the Art Research, Personas, erneute Problem- / Risikoanalyse

Eingrenzung/Fokussierung des Themas

Da der Umfang meines Projekts sich in zu viele Richtungen gleichzeitig entwickelt hatte, suchte ich nach neuen Ansprechpartnern um die Umsetzung und Realisierbarkeit meiner Projekte zu besprechen. Daraus kann man dann genauer sagen auf welche Funktionalitäten ich mich fokussieren sollte. Ich habe dafür sowohl, die EDV-Abteilung, die noch recht neue E-Government Abteilung, einen Zuständigen im Landesamt für Umweltschutz und den Geschäftsführer der GUC bemüht zu kontaktieren.

Hierbei ist anzumerken, dass ich von manchen Personen zuvor nicht einmal wusste, da bisherige Ansprechpartner nicht wussten und dadurch auch nicht sagen konnten, an wen ich mich hätte wenden sollen. Ich hatte von meiner Seite aus auch nicht das nötige Vorwissen um sofort die relevantesten Ansprechpartner zu finden. Aus manchen Gesprächen kam heraus, dass ich mich schon viel früher mit diesen Personen hätte unterhalten sollen, was leider nicht immer wirklich abzusehen war.

kontaktiert habe ich:

• Samuel Rauhut, Koordination FIS-Natur, LFU => Telefonat nach E-Mail

• Michael Bertig, E-Goverment-Abteilung des LRA Freising => Videocall nach E-Mail-Kontakt

• Andreas Zacher, Geschäftsführer der GUC => Anfrage auf direktes Gespräch für Email => bisher keine Antwort
• Maximilian Ostermayr, Ansprechpartner in der EDV => Email mit Anfrage auf Gespräch nicht beantwortet wegen Urlaub

Gespräch mit Michael Bertig, E-Government

Im Gespräch mit Michael Bertig, der erst seit Mai diesen Jahres im LRA Freising in E-Government tätig ist, kamen einige interessante Dinge heraus: Die wohl wichtigste Erkenntnis war, dass für bisherige Probleme, die die Struktur der Daten in der UNB betreffen wäre schon seit einiger Zeit eine Lösung in Form des Daten-Management-Systems ENAIO im LRA verfügbar gewesen. Diese Anwendung beinhaltet bereits viele der ursprünglichen Features, die ich für meine Anwendung angedacht hatte. Es unterstützt sowohl die Strukturierung von Daten und Akten in sogenannten Aktenschränken, sowie das hinzufügen von Benutzerdefinierten Notizen und vielen weiteren Funktionen, die bei vielen der wichtigsten Probleme helfen würden.

Auf Fragen warum bisher keiner der Mitarbeiter von so einer Lösung wusste, bzw. nie der Versuch gestartet wurde die Probleme mit der Digitalisierung und der Datenstruktur in Angriff zu nehmen, weißt auf große Probleme mit der Kommunikation und Initiative im LRA Freising hin. Michael Bertig bestätigt, dass solche Probleme existieren, aber den genauen Gründe sind sehr schwer zu erfassen.

Die Erkenntnisse die ich hier erhalten habe beeinflussen stark  die Richtung und den Fluss meiner Bachelorarbeit. Bisherige Ansprechpartner konnten mir weder sagen, dass an solchen Lösung gearbeitet wird oder schon welche existieren, noch mich an die richtigen Ansprechpartner weiterleiten. Das bringt mich mit meiner Bachelorarbeit in die Situation, dass auch wenn ich Lösungen liefern würde, die Probleme mit der Arbeitseffizienz vielleicht an ganz andere Stelle liegen.

Weitere Nachforschungen wären von Nöten und ich werde die Probleme so gut es geht in meiner Arbeit dokumentieren um auch darauf Aufmerksam zu machen.

Gespräch mit Samuel Rauhut von der LFU

Beim Gespräch mit Samuel Rauhut hingegen kam weiter heraus, dass der Umfang einer solchen Bachelorarbeit immens ist und die Planung bis zur Umsetzung neuer Maßnahmen Jahre dauert und hundert tausende Euro kosten kann. des Weiteren hab ich erfahren, dass gerade schon an einem Ersatz für PC-ASK zur Artenkartierung gearbeitet und ein neues Flächenmanagementsystem in einem Workshop besprochen wurde. Herr Rauhut zeigte sich insgesamt sehr überrascht, dass ich überhaupt eine solches Thema für meine Bachelorarbeit in Betracht gezogen habe aufgrund des massiven Umfangs und Arbeit, die hinter solchen Vorhaben steckt.

Auf Fragen hin was genau ich mit meiner Bachelorarbeit erreichen könnte, kam heraus, dass es eventuell durchaus sinnvoll wäre, die genau nötigen Features im konkreten Anwendungsfall UNB Freising heraus zu arbeiten. Natürlich auf ein Umsetzbares Maß fokussiert. Dies könnte der LFU als Baustein für die weitere Entwicklung dienen. Details würden in einem weiteren Gespräch am 17. 11 nochmal besprochen werden. Nach diesem Gespräch habe ich mit der Definition der Anwendungspakete begonnen um genau eingrenzen zu können.

Definition der 4 wichtigsten „Featurepakete“ oder Einzelanwendungen.

Ich konnte zwar hier zwei große Bausteine entfernen (Artenschutzkartierung, da es zu allgemein ist und schon etwas entwickelt wird; Datenmanagement, wegen der vielen Probleme und der Existenz von ENAIO) bleiben aber immer noch zwei relativ große Themen, die alleine für sich nicht den Unterschied machen würden. Es ist schwierig zu sagen an welchen Beispielen man die Mobile Anwendung wirklich durchspielen sollte, da nicht genug Zeit bleibt, aber dafür habe ich noch einmal eine neue Problemanalyse angestellt.

State of the Art

Ich habe mich für den State of the Art mit dem Aussehen und der Funktionalität von einigen GIS-Programmen beschäftigt mit besonderem Fokus auf Finview, da dies ja das aktuell meist genutzte ist.

Nach auftauchen von ENAIO, hab ich auch bei DMS-Programmen versucht ein paar auf ihre Funktionalitäten zu untersuchen. Ich habe hier aber nicht zu breit geforscht, da ich die Möglichkeit des Datenmanagmentsystems aussortiert habe.

MIRO

Zielgruppen und Personas

Ich habe Personas der Mitarbeiter erstellt. Mein Projekt spielt sich ja schon innerhalb der UNB ab und konzentriert sich nicht darauf etwas zu verkaufen, sondern eher eine schon auf jeden Fall notwendige Anwendung auf die Nutzer abzustimmen. Die Anwendung soll den Mitarbeitern in ihren ganz konkreten Anwendungsfällen ihrer Aufgabengebiete helfen weswegen meine Zielgruppen, die wichtigsten Aufgabennverteilungen repräsentieren und sich auch in den Personas mehr auf den Kontext, Motivationen und Frustrationen der Position innerhalb der Abteilung fokussieren, statt auf die Person an sich. Die notwendigen Informationen basieren auf den Mitarbeitern, die ich deshalb musste ich deshalb nochmals einzeln befragen musste, was einige Zeit in Anspruch genommen hat.

Die 5 Zielgruppen sind allgemein nicht ganz klar voneinander abgegrenzt, da es durchaus Überschneidungen gibt. Hier dennoch eine grobe Einteilung nach der ausschlagsgebenden Zielgruppe mit verweis zur jeweiligen Persona.

• Birgit Volker: Eintragungen Ökoflächenkataster, rechnerische Prüfung von LNPR-Anträgen => wichtig wegen Schnittstellen-Position (muss Informationen von Unterschiedlichsten Mitarbeitern erhalten um arbeiten zu können.)
• Christian Weller: Aufgaben rund um das Bauleitverfahren, teils Ortseinsichten, erstellen von Landschaftspflegeanträgen => wichtig wegen des Bauleitverfahren, Antragserstellung
• Elizabeth Zeder: Umsetzung LNPR, VNP, Ortseinsichten => Grad für mobilen Gebrauch wichtig
• Markus Brand: rechtliche Prüfung, administrative Aufgaben, stellvtr. SG-Leiter => wichtig wegen verwaltender Position
• Laura Gruber: Umsetzung LNPR, VNP, Artenkartierung

Problembeschreibung

Aufgrund der vielen neuen Erkenntnisse durch Gespräche und die weitere Arbeit sind viele schwerwiegende Probleme aufgetaucht. Der Umfang und das eigentliche Ziel müssen angepasst werden, was sich als sehr schwierig herausstellt.

Probleme bei der Eingrenzung des Umfangs

Die Dinge, die ich erst zufällig bei den Gesprächen mit LFU und E-Gov, erfahren habe, wären eigentlich schon sehr viel früher wichtig gewesen und bringen mich jetzt in eine sehr schwierige Lage. Ich muss meine Bachelorarbeit extrem eingrenzen, mehr noch als die zwei Pakete. Ich brauche aber gleichzeitig noch genug Inhalt meiner Anwendung, damit ich aufzeigen kann welche Features die Mitarbeiter der UNB wirklich brauchen. Es herunter zu kürzen auf vereinzelte Anwendungsfälle wird zu spezifisch und das ganze Bild lässt sich nicht erkennen. Umgekehrt sind die zwei verbleibenden Bausteine auch viel zu groß, für die nicht mehr genug Zeit bleibt. 

Ich möchte meinen Umfang eingrenzen ohne den eigentlichen Sinn meiner Arbeit zu verlieren was sich als wirklich kompliziert herausstellt.

Extremer Zeitaufwand und große Abhängigkeit von Ansprechpartner

Schon bei den Personas habe ich gemerkt, das durch die ständige Absprache mit den Mitarbeitern noch viel mehr Zeit verloren geht, als ursprünglich angenommen. Mitarbeiter haben auch eigene Aufgaben und können mir immer nur einen kleineren Teil des Puzzles beraten. Auch bei meinen Ansprechpartnern gibt es das Problem. Diese sind auch nicht immer ansprechbar, da sie im Urlaub oder anderweitig verhindert sind. Mir bleibt auch wenig bis gar keine Zeit mehr für meine Usertests selbst wenn ich mich auf einen bestimmten akzeptablen Umfang konzentrieren kann, da im Dezember und Januar aufgrund der Feiertage viele der Mitarbeiter ihre Freien Tage nehmen werden.

Große Probleme im LRA auf die ich keinen Einfluss habe, die aber umgekehrt meine Arbeit beeinträchtigen

Im LRA Freising scheint es ein paar schwerwiegende Probleme zu geben bei denen bisher kaum Iniative ergriffen wurde zu lösen. Gründe dafür sind weitgehend nicht einzuschätzen. 

Kommunikation scheint eines dieser Probleme zu sein. Die schweren Probleme in der Struktur der Datenbank wurden über Jahre hinweg nicht richtig adressiert. Potentielle Lösungen wie ENAIO wurden scheinbar nicht richtig kommuniziert da niemand der Mitarbeiter davon Bescheid wusste und mich darüber informieren konnte. Auf solche Dinge bin ich mehr durch Zufall gestoßen, da ich erst so spät mit den richtigen Leuten sprechen konnte, da diese scheinbar auch den Mitarbeitern nichtweitgehend bekannt sind. Das alles hat jetzt extreme Folgen für meine Arbeit, die zuvor ohne das richtige Vorwissen schwer abzusehen waren.

Scheinbar fehlende Initiative im LRA Freising ist ein weiteres Problem. Es ist schwer zu sagen woran oder an wem es genau liegt (steht mir auch gar nicht zu) aber Fakt ist das es Probleme wie die in der UNB nicht nur dort gibt sondern auch anderswo und das schon seit vielen Jahren. Auf Beschwerden oder Anfragen der Mitarbeiter wird spät oder gar nicht reagiert (Bsp. Tablets für den Außenberreich) oder Lösungen für bestimmte Probleme wie das DMS (wahrscheinlich ENAIO auch wenn den Namen keiner mehr kennt) wurden zwar scheinbar in einer Schulung vorgestellt, aber anscheinend so schlecht, dass erstens keiner der Mitarbeiter es als »Lösung« erkannt hat und danach wurde das Thema auch weiterhin für jähre nicht verfolgt.

Fazit

All diese Probleme, die ich großteils nicht voraussehen konnte und auch kaum beeinflussen kann, bringen mich zusammengenommen in eine sehr schwierige Situation.

Ich muss nun schleunigst eine Lösung für den Umfang und das Ziel meiner Arbeit finden, um am Ende noch auf ein eigenermaßen zufriedenstellendes Ergebnis kommen zu können.

UPDATE 03.11.21 – Ausgewähltes Gebiet für den Prototypen, Features der App entwickelt aus bisherigen Gesprächen und Informationen

Ausgewähltes Gebiet für das Prototypen

Für meinen Prototypen wäre es gut wenn ich mich auf ein Gebiet eingrenzen könnte auf dem möglichst viele Arten von Flächen vertreten sind um an ihnen die Beispiele durchzuspielen. Im Gespräch mit den Mitarbeitern ist herausgekommen, dass ein geeignetes Gebiet für diesen Zweck das Freisinger Moos im Südwesten von Freising wäre.

Struktur in der Anwendung / Features der Anwendung

Hier eine kurze Beschreibung der bisherigen Features, die ich in meiner Anwendung haben möchte. Diese wurden sowohl aus der Informationssammlung als auch den Problemen der Mitarbeiter aus dem Fragebogen und den jeweiligen Einzelgesprächen entwickelt.

Sammlung der Anträge und Daten in Einträgen

Informationen und Daten, die bisher zwischen verschiedenen Medien (Tabellen, Finview) und der eigenen Ordnerstruktur auf dem H:Laufwerk verteilt wurden sollten in Einträgen abrufbar sein. Jeder dieser Einträge repräsentiert einer Flurnummer, in dem es möglich ist bestimmte Pflegeanträge und die damit verbundenen Dokumente und Informationen digitalisiert festzuhalten. Diese festgehaltenen Anträge bilden mit der Zeit eine Historie wodurch Mitarbeiter auch noch in Zukunft einen leichten Überblick über bisher vorgenommene Maßnahmen erlangen können. (Offene und abgeschlossene Anträge unterschiedlichster Art.

• Die Kommunikation, wo Daten zu finden sind, wird dadurch auf ein Minimum reduziert, da die Mitarbeiter einfach nur den Eintrag anschauen müssen um die Information abrufen zu können.

Übersicht der Einträge und Anträge in den Einträgen

Es sollte sowohl bei den Flurstückseinträgen, als auch bei den zuweisenden Anträgen eine kurze Übersicht mit den wichtigsten Informationen geben.

Einträge sind Responsiv und auch mobil Nutzbar

Die Einträge in der Anwendung sind auch mobil Nutzbar und bearbeitbar

• Bei Ortseinsichten können Fotos hochgeladen werden
• GPS-Positionen können bei Kartierungen in einen Eintrag mit aufgenommen werden.

Möglichkeit Notizen zu machen

Gerade bei Ortseinsichten wäre es von Vorteil wenn es möglich wäre in die Einträge zu den Flurstücken Notizen, Beschreibungen oder auch Skizzen zu machen

Eventuell auch Daten von Außerhalb mit einpflegen

Wenn möglich soll die Anwendung auch die angesprochenen Daten von Außerhalb sichtbar/ eintragbar machen. Hier ist jedoch sehr situationsbedingt ob das wirklich möglich und nötig ist. (Zugang zu solchen Daten oft beschränkt)

UPDATE 29.10.21 – vorläufige Struktur, Fragebogenauswertung/ detaillierte Problemanalyse, Informationssammlung

Vorläufige Struktur der schriftlichen Arbeit

Auswertung der Fragebögen

Nach rund 4 Wochen habe ich von allen nötigen Mitarbeitern Fragebögen erhalten und für den nächsten Schritt, das Prototypen ausgewertet.

Detaillierte Problemanalyse

Ich habe mir die Ergebnisse der angegebenen Probleme aus Frage 3 in Kombination mit dem durch Einzelgespräche erlangtem Wissen zunutze Gemacht um schon einmal konkretere Ideen zu entwickeln, welche Features in meine Anwendung mit aufgenommen werden sollten. Diese Features werden im Laufe der genauen Informationsanalyse konkretisiert werden.

Hier erste Ergebnisse sind ein meinem Miro-board zu finden.

Informationssammlung:

In meinem Miroboard befindet sich außerdem die sich ständig weiterentwickelnde Informationssammlung des UNB, in der ich die Vorgänge, Fachbegriffe, Hintergrundinformationen mit Quellen und Zusammenhänge des Sachgebiets 42 leicht verständlich darstelle. Das ist besonders wichtig, da ohne den richtigen Kontext eine sinnvolle Visualisierung der Daten kaum möglich ist. Es ist außerdem hilfreich um später beim schriftlichen Teil das Vorgehen, nachvollziehen zu können. Daraus entwicklen sich auch gleichzeitig Ideen für die Anwendung.

UPDATE 19.10.21 – Zeitplan, Quellen

Update Recherche:

UNB / SG42

Nach Absprache mit Claudia Muth werde ich die Informationen aus den  Interviews mit den Mitarbeitern in ein Dokument fassen, dass von den Mitarbeitern überprüft als Quelle in der Arbeit dienen kann. Darüber hinaus habe ich auch noch einige offizielle Webseiten der Bayerischen Staatsministerien überprüft auf denen zumindest Begrifflichkeit erklärt werden. Details über die Abläufe muss ich dennoch bei den Mitarbeitern erfragen.

Methodik

Ich hab mir aus den empfohlenen Literaturquellen drei herausgesucht, die mir beim Prototypen meiner Anwendung helfen werden.

• The Humane Interface: New Directions for Designing Interactive Systems

• About Face: The Essentials of Interaction Design 4th Edition

• Simplicity: Die Zehn Gesetze der Einfachheit

UPDATE 12.10.21 – Recherche der Quellen, Fragebögen, Interviews

Die Recherche für mein Bachelorprojekt gliedert sich in drei große Bereiche:

1. Ich brauche detailliertes Wissen über das Sachgebiet 42. Dies ist von Nöten wenn ich die Informationen sinnvoll und nutzbar in meine Anwendung integrieren will.

2. Ich benötige Wissen über aktuelle digitale Lösungen und Tools (Finview, Datenbanken, etc.

3. Ich muss recherchieren wie Informationen und vor allem auch Geodaten visualisiert werden sollen. Für diesen zweck suche ich nach geeigneter Literatur

Die Recherche aus dem zweiten Punkt lässt sich in manchen Aspekten relativ gut mit der aus dem ersten verbinden.

Fragebogen für die Mitarbeiter des Sachgebiets 42

In diesem Fragebogen, den ich schon vorab nach einem direkten Treffen an die Mitarbeiter des Sachgebiets 42 geschickt habe, ging es darum mir einen Überblick über die einzelnen Mitarbeiter und die Informationen mit denen sie dort täglich arbeiten zu verschaffen. Ich wollte auch das jeder Mitarbeiter nach Möglichkeit konkrete Probleme und vielleicht auch Ideen mit aufschreibt, die ich in meiner Arbeit berücksichtigen will. Die Ergebnisse dieses Fragebogens helfen mir auch bei der Entwicklung meiner Fragen, die ich bei den direkten Treffen/Interviews stellen möchte.

Von den Mitarbeitern haben bisher nahezu alle mir einen ausgefüllten Fragebogen zurückgeschickt, weswegen ich schon dazu übergegangen bin mich auf persönliche Interviews zu treffen. Dort kann ich mein Wissen über das Sachgebiet nach und nach vertiefen.

Literatur Recherche

• Simplicity – Die Zehn Gesetze der Einfachheit

Risikopunkte

In meinem Projekt gibt es ein paar Risikos mit denen man fast immer zu rechnen hat:

• Dauer der Recherche: Aufgrund der großen Datenmenge und Informationsmenge, die ich Hauptsächlich durch Gespräche und Interviews bekomme ist es schwer abzusehen, wie lange es wirklich dauern wird bis ich alle relevanten Informationen parat habe. Ich bin für die Termine auch an die Mitarbeiter des Sachgebiets 42 gebunden und es ist nicht unwahrscheinlich das ich auch noch später in der Umsetzung mit Fragen auf se zu kommen muss.
• Geodaten und Layer aus Finview: Ich werde in meinem Prototypen mit echten Luftbilder, Geodaten und Layern aus Finview arbeiten, welche ich von meinem Ansprechpartner Lorenz Tschampel bekommen werde. Momentan ist aber noch schwierig abzusehen wie gut ich mit den Daten arbeiten kann. Es könnte beispielsweise Probleme geben diese Layer wieder Zielgenau übereinander zu legen. In diesem Punkt muss ich definitiv noch weiter nachforschen.
• Zeit für Usertests: Es muss gegen Ende auf jeden Fall noch Zeit übrig bleiben um meinen Prototypen der Anwendung den Mitarbeitern vorzuführen und je nach Bedarf Änderungen vorzunehmen. Dies könnte auch ein laufender Prozess sein in dem ich wiederum abhängig von den Terminplänen der Mitarbeiter wäre. Hierfür muss also auch immer genug Zeit eingeplant werden.

Bachelor Exposé

Datenstrukturierung 
der Landschaftspflegeflächen im Landkreis Freising - Pitch